Guia completo sobre produtividade no trabalho
Aprenda como otimizar a sua produtividade e conheça outros aspectos desse conceito importantíssimo
A produtividade é algo extremamente importante para o mundo inteiro, um conceito sinônimo de prosperidade e inovação durante toda a história da civilização humana. A ideia é usada, especialmente, por diversos economistas - aqueles que entendem a produção em massa como o principal fator para o funcionamento da sociedade.
Indivíduos e coletivos precisam criar, precisam sempre encontrar novas maneiras de avançar, seja para a melhora de suas próprias vidas ou em um ambiente competitivo. Pode até ser um clichê dizer, mas o mercado de trabalho é uma selva, uma batalha constante para entregar o melhor produto. Por isso, a produtividade no emprego é essencial.
3 pilares principais da produtividade
Existem três principais pontos para entender antes de destrincharmos a matéria. Primeiramente, é preciso compreender que o seu recurso mais valioso é o tempo. Ele vai ditar as suas ações cotidianas, as horas que alguém passa com a família, amigos, no trabalho, então é de máxima importância que a gestão do seu tempo seja impecável.
O próximo ponto é sobre a relação entre qualidade e quantidade. Uma tarefa qualitativa demanda atenção e concentração total, um empenho mental acima de tudo, já que muitas vezes um resultado de qualidade passa por processos criativos e inovadores.
No outro lado da moeda, um trabalho quantitativo pode ser exaustivo, uma corrida contra o tempo, ideia que volta à preciosa gestão do tempo.
Para terminar, a chave para entender como ser mais produtivo é o fato da produtividade ser alcançada no processo, não em resultados. O passo mais importante para um dia produtivo é sua habilidade em planejar os mínimos detalhes, uma organização completa. É necessário estruturar tarefas de forma que elas sejam concluídas seguindo uma hierarquia de prioridades, complexidade e disponibilidade. Assim, elas serão naturalmente realizadas da melhor forma possível, respeitando os limites do profissional e atendendo as demandas mais importantes.
Antes de entrar nas diversas maneiras que sua vida de trabalho pode se tornar mais produtiva, vamos conversar sobre possíveis deficiências em sua rotina. O primeiro passo sempre é entender exatamente os próprios erros, para assim corrigi-los.
A origem da sua falta de produtividade
Existem vários fatores que podem prejudicar sua produtividade. Conheça os principais:
1 - Saúde:
A palavra mágica aqui é bem-estar. É impossível se concentrar e produzir um trabalho de qualidade quando as demandas e objetivos de uma empresa entram no caminho da saúde mental ou física da equipe. Estresse, ansiedade, cansaço e dores limitam o seu desempenho. Para atingir o sucesso, as pessoas precisam de criatividade, eficiência e foco, mas infelizmente um ambiente pesado impossibilita tais resultados. Pode até parecer que funcionários estão trabalhando pelo número de horas que estão no escritório, mas a realidade é que tais horas são vazias.
A melhor coisa a fazer é equilibrar bem-estar e obrigações. É entender que a estruturação dos processos é muito mais importante do que exigir demais das pessoas.
2 - Organização operacional:
A conversa sempre vai girar em torno deste tópico: a organização. A falta dela é um desastre iminente; vemos equipes que não sabem exatamente a função que exercem no projeto, ruídos de comunicação e um retrabalho constante.
Quando não existe um planejamento detalhado e meticuloso, incertezas vão aparecer, inviabilizando a entrega de um bom trabalho no prazo anteriormente estabelecido.
3 - Definição de responsabilidades:
Você já deve ter ouvido falar que todo grande líder é aquele que confia em seus companheiros, aquele com controle e confiança o bastante em sua equipe para dividir o mapa mental e delegar responsabilidades. Bom, isso não é apenas um clichê de Hollywood, é uma obrigação de bons gestores.
A produtividade exige decisões e ações rápidas; o que nunca será atingido se a equipe tiver que esperar para que apenas uma pessoa processe e avalie toda a informação antes de tomar a melhor decisão.
4 - Tarefas e prioridades:
Como já dito, a sua habilidade em completar um projeto passa por sua estratégia inicial. Parte do planejamento é definir a ordem de tarefas, quais são as prioridades para atingir o melhor resultado possível.
A pior coisa que pode acontecer em um projeto é olhar para trás e perceber que várias atividades importantes foram deixadas de lado.
5 - Falta de incentivo a criatividade:
Quando se pensa em criatividade, se pensa em inovação. Não existe nada melhor do que apresentar um projeto inovador, porque algo que impressiona pessoas é geralmente algo jamais visto.
Uma empresa sem abertura a novas ideias é uma empresa estagnada, que não consegue extrair o máximo de sua produtividade. Lembre-se, tais ideias não são exclusivas para o resultado de um projeto, também podem ser observadas na forma de novos métodos de eficiência e maneiras de trabalhar.
6 - Tecnologia e produtividade:
No ano de 2022, é um desafio encontrar uma empresa competitiva no mercado que não use a tecnologia como um grande aliado no escritório. O uso de técnicas arcaicas como tarefas manuais e mecânicas desperdiça tempo e recursos, imprescindíveis para o funcionamento dos negócios.
Diferentes perspectivas sobre a produtividade
A produtividade não é um tema preto e branco, sua complexidade é o que a faz ser fascinante. É importante captar as diferentes perspectivas porque tal compreensão pode ser o essencial para você ser uma pessoa mais produtiva.
Produtividade coletiva:
Para gerar um sistema produtivo, o gestor precisa ter um gerenciamento de equipe impecável. A parte difícil desse processo é que lidar com equipes significa lidar com diferentes personalidades, características individuais que podem ser conflitantes ou diferentes em níveis de capacidade. O que faz o assunto voltar ao conceito da indispensável organização estratégica.
O objetivo das informações a seguir é desenvolver um mecanismo de trabalho que funcione como um único organismo. Uma máquina de produtividade que possui engrenagens e peças que trabalham juntas em perfeita colaboração.
Aqui vão alguns passos para esse gerenciamento ser mais eficiente:
- Estruture o projeto de forma visual e clara para todos os membros da equipe;
- A confiança é essencial, nunca se esqueça de delegar;
- Foco no controle de tarefas, não de pessoas;
- Aposte em ferramentas tecnológicas e manuais de comunicação e colaboração;
- Tenha abertura para que todos os membros da equipe sejam confortáveis em compartilhar opiniões sobre formas melhores de realizar o mesmo trabalho;
- Incentive a confraternização entre as equipes dentro e fora do trabalho;
- Inclua o descanso e o lazer no planejamento produtivo para um bem-estar geral.
Produtividade individual:
A produtividade individual exige mais esforço e disciplina mental - e o orgulho de um bom trabalho e a superação de desafios fazem parte da equação. Concentre-se em:
- Começar sempre por tarefas simples e rápidas para desenvolver um ritmo de trabalho;
- Quebrar grandes objetivos em pequenas tarefas, tanto para melhorar sua motivação quanto para estruturar a produtividade de forma mais eficiente;
- Usar listas e checkpoints para acompanhar sua evolução;
- Não forçar a execução de mais do que é possível fazer na situação atual;
- Quando for impossível realizar tudo que foi planejado, focar no que é importante e urgente;
- Saber dar como suficiente uma tarefa quando sua conclusão é subjetiva.
Vantagens de um cotidiano produtivo
Os benefícios de uma rotina produtiva são inúmeros, não só impactando positivamente o seu empreendimento, mas também a sua vida pessoal. Ser produtivo geralmente significa atingir o senso de objetividade que todos buscam, possuir uma razão para levantar da cama nas manhãs e com essa estabilidade, ser uma pessoa mais equilibrada e saudável para relacionamentos fora do ambiente de trabalho.
O tempo é o seu bem mais valioso:
O aumento da produtividade muitas vezes é visível quando o processo de tarefas e atividades é mais eficiente. Esse tempo adicional proporciona a oportunidade de entregar um produto com mais qualidade, vindo de uma agilidade operacional já programada na estratégia inicial do projeto.
Economia de recursos:
Se a chave para a produtividade é conquistar os melhores resultados possíveis com o mínimo de recursos, o gerenciamento dos bens operacionais é significativo. Novamente olhamos para o tempo: a quantidade de horas que alguém passa em um projeto específico é fundamental para avaliar se o projeto está no caminho certo.
Redução de custos e competitividade:
A competitividade no mercado de consumo de uma empresa e sua habilidade em controlar custos operacionais está diretamente relacionada. A receita para atrair novos clientes e manter os que já conhecem a sua marca satisfeitos é “simples”: produtos de qualidade, pelo menor preço possível. A partir do momento que uma empresa consegue ser produtiva, ela diminui o investimento em recursos; e essa eficiência significa um gasto menor em dinheiro. Resultado: lucros maiores e preços menores para o consumidor.
Foco em inovações:
A produtividade cria um ambiente perfeito para a criatividade. Isto porque a pressão por completar processos operacionais deixa de existir, gerando estabilidade e também a organização necessária para indivíduos se concentrarem e pensarem calmamente em novas soluções.
A jornada para a otimização da sua produtividade
Atitude:
O primeiro passo dessa jornada extremamente importante vem de dentro. Para alguns, pode se tornar um esforço gigantesco, mas no final uma simples mudança de atitude pode valer a pena. A chave é ser pragmático e convicto em suas ideias. Sugestões e opiniões contrárias sempre vão aparecer, porém, o papel de um bom líder ou funcionário é avaliar as opções e tomar a melhor decisão baseada em um critério objetivo. Não diga “sim” para tudo, às vezes, o melhor caminho para um bom relacionamento de trabalho é a argumentação, é mostrar que se é capaz de dizer “não”.
Definição de objetivos:
Como já dito, a estratégia inicial é essencial, ela vai ditar a estrutura do projeto e criar agilidade e eficiência em um processo que poderia ser conturbado. Objetivos claros e realistas devem ser estabelecidos desde o começo, garantindo o gerenciamento de expectativas e uma ordem equilibrada para o projeto.
Desenvolver calendário e lista de tarefas:
O lado psicológico da produtividade de um indivíduo ou grupo reaparece quando o assunto é o desenvolvimento de uma lista de tarefas. A criação dessa lista significa que as metas estão em ordem e, sempre que terminar algo, você pode checar no caderno ou celular se aquela tarefa foi dada como concluída. Pode parecer frívolo, mas o sentimento de terminar algo é um grande impulso para começar algo novo e se sobressair. O calendário dispensa comentários: uma agenda organizada de responsabilidades clareia o processo e destaca para todos o que deve ser feito e qual é o prazo estipulado.
Metas:
O estabelecimento de metas, como a lista de tarefas acima, é excelente para o sentimento de sempre querer mais. As metas também fornecem um aspecto concreto para os objetivos, que muitas vezes, param na fase abstrata do planejamento. Também é importante que as metas aumentem de proporção após a conclusão da anterior, sempre te deixando fora da zona de conforto e buscando a otimização de suas capacidades.
Anotações:
Quem nunca teve uma ideia brilhante e acabou esquecendo depois de dias de trabalho e foco em outros tópicos? Uma pessoa produtiva pode estar ocupada boa parte do tempo, por isso, o registro de ideias é tão benéfico. A partir do momento que uma ideia é anotada no caderno ou no celular, você pode sempre terminar o que está fazendo e voltar para aquela reflexão.
O home office pode ser um problema, o que fazer?
A pandemia da Covid-19 revolucionou o mundo em diversas maneiras. Seria até supérflua uma tentativa de descrever os diferentes ambientes que foram completamente alterados pelo vírus. Porém, a produtividade de funcionários e executivos não pode ser deixada de lado após a implementação do home office. Para muitos, se concentrar no trabalho em um ambiente informal (suas casas) é uma tarefa de extrema dificuldade. Distrações estão em todos os lugares e as tentações também. O que fazer para ser produtivo?
Evitar ruídos: Um ambiente externo silencioso é fundamental para a sua concentração. Barulhos vindos de eletrônicos também podem ser obstáculos, desligue o celular ou deixe-o longe.
Organização da sua mesa: Mantenha o que está a sua disposição limpo e bem organizado. Isso faz com que as pessoas se sintam mais confortáveis e possuam clareza mental para continuar trabalhando. Post Its - aqueles bloquinhos coloridos para anotações - podem ser excelentes para essa organização.
Anotações: Registre ideias rapidamente. Nunca se sabe: você pode pensar em algo brilhante em meio a rotina de trabalho intensa. Para não deixar a ideia “fugir”, anote-a num papel ou no celular.
Lista de tarefas: Como explicado anteriormente, uma lista pode ser um grande impulso psicológico para completar tarefas. No home office é preciso se manter motivado e organizado durante o dia. A lista de afazeres também precisa ser curta e exequível - esse é um jeito de conduzir as expectativas e continuar com os pés no chão.
Plantas: Claro, a primeira coisa que pensamos quando essa sugestão aparece é o aspecto estético de plantas - que realmente é muito agradável - porém, elas possuem outras funções extremamente úteis para alguém em home office. Plantas convertem os gases expelidos pelo seu organismo o dia todo em oxigênio para você respirar mais tranquilamente, auxiliando a manter o seu ambiente mais fresco e saudável.
Plataformas de produtividade
Existem diversas ferramentas e plataformas na Internet que auxiliam no processo de organização e produtividade. Aqui vai uma lista das mais recomendadas.
Observando resultados
Na chamada “jornada pela produtividade no trabalho”, buscamos demonstrações e resultados concretos de que os métodos estão realmente funcionando. Parte é ansiedade e uma pressão que pode ser controlada, mas a outra é um saudável orgulho de um trabalho bem feito.
Melhorias mentais e físicas: A sua vida pessoal é obviamente afetada por seu desempenho profissional, (não apenas financeiro), mas sim o estado da sua saúde mental e física. Pessoas produtivas que conseguem encontrar organização e equilíbrio em seus negócios são mais resolvidas, e consequentemente possuem mais tempo para trabalhar no próprio bem-estar e aproveitar momentos relaxantes com a família e amigos.
Lucros: Talvez o elemento mais óbvio da lista. A consequência de um grande aumento de produtividade de uma empresa é uma maior lucratividade. Lucros nada mais são do que a relação entre o preço cobrado e o custo para realizar o trabalho. Quanto maior ele for, significa que mais eficiência está sendo introduzida na rotina do empreendimento.
Tempo dedicado por projeto: Aqui a frase vai ser repetida: “o tempo é o seu bem mais valioso”. Não se confunda, essa sugestão não diz para você conduzir projetos com pressa e apenas olhar para o relógio ao invés da qualidade.
Quantidade de pessoas por projeto: Muitas vezes, pela dimensão e importância do projeto, é tentador colocar diversos indivíduos e espalhá-los em inúmeras tarefas para a conclusão de um trabalho. Não deixe essa noção te enganar, quanto menor o time for, mais pessoas estarão disponíveis para fazer outros projetos ao mesmo tempo, aumentando, consequentemente, a produção total. Outro fator é a organização: com certeza é muito mais fácil organizar um número menor de peças no tabuleiro. Muitos indivíduos criam confusões, que posteriormente geram erros.
Qualidade: O aspecto qualitativo da produtividade pode ser avaliado objetivamente e subjetivamente. Claro, se a proposta é utilizar dados indicadores de performance para avaliar a produtividade, as respostas serão mais claras. Porém, também existem metodologias subjetivas eficientes para o controle de qualidade.
Conclusão
Em síntese, a produtividade atinge múltiplos aspectos da sua vida profissional e pessoal. O empenho para melhorá-la é fundamental para o sucesso e expansão da sua empresa, seu trabalho e o seu bem-estar mental. Aqui divulgamos vários passos e dicas para que esse objetivo seja alcançado, entretanto, existe mais uma medida extremamente benéfica que pode ser tomada como um aliado na otimização da produtividade.